Llamada de incorporación gratuita
Cada despacho nuevo recibe una llamada individual gratuita para configurar el espacio de trabajo: su perfil y datos de representante, horario y calendario, servicios y pagos, y su primer caso. ¿Viene de otro sistema? Envíenos su lista de clientes en CSV o en una hoja de cálculo y nuestro equipo la importa por usted sin costo.
Cómo contactarnos
Escriba a la dirección que aparece abajo para llegar al soporte. Las guías para añadir y quitar aplicaciones conectadas, incluido Zoom, están en la página de documentación.
Horario de soporte
De lunes a viernes, de 9:00 a 17:00, hora de Montreal (hora del Este). Cerrado sábados y domingos.
Primera respuesta
Respondemos en un máximo de 48 horas.
Base de conocimientos
Guías breves sobre las partes principales de Dossierly. Los ajustes y botones llevan el nombre que aparece en la aplicación.
Primeros pasos
Su despacho tiene 30 días gratis desde que lo crea, sin tarjeta de crédito. La configuración toma unos minutos.
- Cree su cuenta y elija los módulos que necesita su espacio de trabajo. Inmigración agrega Clientes y Casos.
- Ponga nombre a su despacho y acepte el anexo de tratamiento de datos.
- Siga la lista de bienvenida: su perfil, los datos de representante para el IMM 5476, el horario semanal, el calendario, la herramienta de reuniones, un primer servicio, los pagos y su equipo. Puede omitir cualquier paso.
- Cree su primer caso desde Inicio.
Lo que quede pendiente en la lista permanece en Inicio hasta que lo termine, y desde allí puede volver a abrir el recorrido.
Clientes y casos
Un cliente es un registro duradero: identidad, datos de contacto, notas, estatus migratorio actual y fechas importantes. La misma ficha lo acompaña en todos los casos en los que participa. Un caso es una solicitud o un encargo. Elija el programa y agregue a las personas en una sola pantalla. Cada caso reúne sus formularios de IRCC, solicitudes de documentos, reservas, pagos, contrato, notas y mensajes. De forma predeterminada, a cada persona de un caso se le pide un pasaporte y una foto; agregue otras solicitudes de documentos cuando el caso las necesite. Cuando un cliente sube un documento, apruébelo o rechácelo. Un rechazo envía al cliente su comentario y un enlace para volver a subirlo. Cerrar un caso inicia su período de retención de seis años (vea Exportación y eliminación de datos).
Portal de clientes
Invite a un cliente al portal desde su caso. Inicia sesión con el correo del caso y su propia contraseña, y también puede permitir el inicio de sesión con Google o Microsoft. Los usuarios del portal son gratuitos y nunca ocupan un puesto. En el portal, los clientes responden el cuestionario, suben los documentos solicitados, firman contratos, pagan lo que deben, ven sus citas y envían mensajes seguros a su equipo. Si hay un contrato de servicios pendiente en un caso, el portal permanece bloqueado hasta que el cliente lo firme. Desde la página Seguridad del portal, los clientes pueden descargar una copia de su información o enviar a su despacho una solicitud de eliminación. El contacto de privacidad de su despacho recibe la solicitud; por el período de retención del CICC, el caso no se borra de inmediato.
Reservas y pagos
Los clientes reservan consultas en su página pública de reservas. Solo ofrece los servicios que usted agrega, dentro del horario que publica.
- En Ajustes → Calendario, defina su horario semanal y conecte Google Calendar u Outlook, para que las reservas lleguen a su calendario y sus otros eventos bloqueen esas horas.
- En la misma pantalla, elija Google Meet, Teams o Zoom para que cada reserva tenga un enlace de reunión.
- Agregue un servicio con su precio y una descripción en cada idioma que atiende. Solo los servicios activos aparecen en la página de reservas. Los administradores gestionan los servicios.
- En Ajustes → Pagos, conecte Stripe o Square (uno a la vez) para que los clientes paguen al reservar.
- Comparta su página de reservas o envíe un enlace de reserva único desde un caso. Los enlaces únicos sirven una sola vez y vencen a los 7 días.
En cada servicio puede permitir pagar más tarde con hasta tres correos de recordatorio, fijar un precio urgente y adjuntar un contrato o un formulario de reserva. En un caso, puede dividir la factura en pagos con nombre, cada uno con su propio enlace de pago. Dossierly no cobra comisión sobre los pagos de clientes; Stripe o Square cobran sus propias tarifas.
Contratos y firma electrónica
Redacte cada plantilla de contrato una vez por idioma que atiende e inserte variables (datos del cliente, de la reserva y del formulario) donde correspondan. Adjunte un contrato a un servicio y se enviará para firma cuando un cliente reserve. El cliente firma primero; luego usted contrafirma a mano, o activa la firma automática para aplicar su firma guardada. Para enviar un contrato sin reserva, como un contrato de servicios, abra Contratos y envíelo por correo a cualquier persona. Cada firmante recibe un enlace personal. Vincular el contrato a un caso completa los datos del caso y archiva la copia firmada con sus documentos. Un contrato de servicios en un caso mantiene bloqueado el portal del cliente hasta que lo firme.
Formularios PDF de IRCC
Dossierly completa 23 formularios de IRCC, en inglés y francés, a partir de un solo cuestionario por caso.
- Abra un caso. Su programa decide qué formularios necesita.
- Invite al cliente al portal para que responda el cuestionario, o complételo usted.
- Revise y corrija las respuestas. Para el IMM 1294, la validación señala las respuestas que no concuerdan entre sí.
- Descargue los PDF completados y revíselos antes de presentarlos a IRCC.
El IMM 5476 (Uso de un representante) se completa con el perfil del representante asignado, así que ingrese sus datos del CICC en los ajustes de su cuenta. IRCC exige que algunas respuestas se escriban a mano, y Dossierly se lo recuerda al generar esos formularios. Ajustes → Formularios IRCC muestra qué edición de cada formulario completamos y el resultado de nuestra verificación semanal con canada.ca. Dossierly nunca presenta nada a IRCC; lo hace su despacho. Próximamente: Dossierly for IRCC, una extensión de Chrome que completa los portales de representantes en línea de IRCC a partir de un caso. Usted previsualiza y aplica cada página; nunca envía nada.
Equipo y roles
Invite a su personal desde Ajustes → Equipo y asigne un rol a cada persona: • Propietario: uno por espacio de trabajo. Tiene todos los derechos de administración y es el único que puede transferir la propiedad o eliminar el espacio de trabajo. • Administrador: gestiona los ajustes, las invitaciones, los servicios y contratos y el registro de auditoría, y puede destruir los casos cuando termina su período de conservación. • Miembro: trabaja todos los casos de clientes del despacho y puede eliminar lo que creó. • Contabilidad: ve el módulo de Finanzas (si su espacio de trabajo lo tiene), no los expedientes de inmigración. Después de la prueba, cada persona con licencia es un puesto de pago. Durante la prueba puede invitar a todas las personas que necesite. Las invitaciones nunca cambian la facturación por sí solas: agregue primero un puesto, o invite a la persona sin licencia para que no ocupe ninguno. El personal puede activar la autenticación en dos pasos para su propio inicio de sesión, y los administradores pueden exigirla a todo el personal en Ajustes → Cumplimiento.
Facturación y prueba
La prueba dura 30 días desde que crea su despacho, sin tarjeta de crédito, y le enviamos recordatorios por el camino. Suscríbase desde Ajustes → Facturación, mensual o anual (2 meses gratis). Paga por el primer usuario y por cada puesto adicional con licencia; los clientes y los casos son ilimitados. Si nadie se suscribe antes del fin de la prueba, el espacio de trabajo pasa a modo de solo lectura: todos pueden seguir iniciando sesión, consultar, exportar y eliminar, pero crear y editar queda bloqueado hasta que alguien se suscriba. Nada se elimina automáticamente. Puede cancelar desde Ajustes → Facturación. Conserva el acceso completo hasta el final del período pagado; después, el espacio de trabajo pasa a solo lectura de la misma manera.
Exportación y eliminación de datos
Sus datos pueden irse con usted en cualquier momento: • Exportación de un cliente: los administradores pueden descargar una copia JSON de la información personal de un cliente desde su ficha, con identidad, notas, respuestas de cuestionarios, formularios, metadatos de documentos, reservas y pagos. También sirve para solicitudes de acceso. • Exportación de un caso: descargue un caso en ZIP desde su página de edición, con los datos del caso, la ficha de cada cliente, las respuestas de cuestionarios, los PDF de IRCC completados y los documentos subidos. Las exportaciones de clientes y de casos quedan en el registro de auditoría. Los casos cerrados (por el personal o con la decisión final) se conservan seis años, como exige el CICC; después, un administrador puede destruir un caso, y la destrucción se anota en un registro de destrucción. El propietario puede eliminar todo el espacio de trabajo desde los Ajustes tras confirmar que tiene una copia de seguridad que cumple los requisitos del Colegio, o puede escribir a privacy@dossierly.ca y pedirnos que lo eliminemos.
¿Sigue con dudas?
Cuéntenos por correo qué intentaba hacer y qué vio. Las capturas de pantalla ayudan, pero no envíe documentos de clientes por correo.