1. Objet et durée
Les Solutions Yuzu Inc. traite les renseignements personnels saisis ou téléversés dans Dossierly par le cabinet, ses clients et les personnes qui réservent (identité, coordonnées, langue, questionnaires, NAS et numéro de passeport lorsqu’ils sont consignés, documents, notes, rendez-vous, activité du portail, messages sécurisés, contrats et preuves de signature électronique, détails d’agenda ou de réunion lorsqu’un consultant connecte ces outils, détails de paiement ou de comptabilité lorsque le cabinet connecte Square, Stripe ou Sage, et — si le cabinet active le module finances — factures, paie, import bancaire et partenaires) uniquement pour fournir le logiciel, pour la sécurité, et lorsque la loi l’exige. Le présent avenant dure pendant l’utilisation du service et jusqu’à la suppression ou la restitution, sous réserve des sauvegardes et des conservations légales.
2. Rôles
- Le cabinet est responsable du dossier client : fins, consentement (y compris consentement exprès pour les renseignements sensibles et autorisation parentale pour les enfants de moins de 14 ans au Québec), devoirs du Collège et avis aux personnes. - Les Solutions Yuzu Inc. traite ces renseignements selon les instructions documentées du cabinet. Les Solutions Yuzu Inc. est responsable des renseignements de compte du personnel nécessaires à l’exploitation. Si une instruction serait illégale, Les Solutions Yuzu Inc. peut la refuser et en informer le cabinet.
3. Obligations du sous-traitant
Les Solutions Yuzu Inc. s’engage à : 1. Traiter les renseignements seulement selon les instructions du cabinet, y compris via les sous-traitants listés. 2. Assujettir les personnes autorisées à une obligation de confidentialité. 3. Mettre en place des mesures proportionnées à la sensibilité : TLS ; système d’enregistrement et fonctions applicatives au Canada ; chiffrement applicatif par cabinet des documents et de nombreux champs clients ; isolation des locataires ; contrôles d’accès ; limites de tentatives de connexion ; journaux d’audit. Le personnel de Les Solutions Yuzu Inc. n’accède aux données du cabinet que pour exploiter, sécuriser ou restaurer le service, ou se conformer à la loi. 4. Ne pas vendre le contenu des dossiers ni l’utiliser à des fins publicitaires. 5. Aider le cabinet pour l’accès, la rectification, la portabilité, la désindexation, le retrait et la destruction (outils d’export et de destruction du produit). 6. Tenir un registre des incidents de confidentialité, conservé au moins cinq ans. Aviser le cabinet sans délai injustifié d’un incident touchant ses renseignements, avec les faits nécessaires aux avis à la CAI, au CPVP, au commissaire de l’Alberta ou aux personnes (ce qui s’est produit, quand, catégories de renseignements, nombre de personnes, mesures prises). Prendre des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter que l’incident se reproduise. Aviser directement les autorités lorsque la loi l’exige de Les Solutions Yuzu Inc.. 7. Supprimer ou restituer les renseignements à la fin du service. Le cabinet peut exporter ses dossiers puis supprimer son espace, ce qui purge immédiatement ses fiches et ses fichiers ; sinon, la suppression suit les réglages de conservation du cabinet et le délai de six ans après fermeture dans le produit. Les copies de sauvegarde expirent selon les cycles décrits dans la politique de confidentialité. Si Les Solutions Yuzu Inc. cesse Dossierly, elle donnera au cabinet un préavis d’au moins 90 jours et, avant la fin de l’accès, lui remettra une exportation complète de ses données dans des formats couramment utilisés, que le cabinet conservera comme archive; elle ne supprimera pas ses données avant que cette exportation ait été mise à sa disposition. 8. Fournir les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent avenant et soutenir les propres EFVP du cabinet (résumé de sécurité, sous-traitants, cartographie des données, conclusions générales des EFVP). 9. Ne pas déplacer la base principale, les fichiers ou les fonctions applicatives hors du Canada sans préavis écrit au cabinet et mise à jour de l’évaluation hors Québec. 10. Ne pas utiliser les renseignements du cabinet pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle, ni les transmettre à un service tiers de ROC ou d’IA, sans instruction écrite préalable du cabinet.
4. Traitement hors Québec
Le cabinet reconnaît que : - La base, l’authentification, les fichiers et les sauvegardes sont hébergés au Canada (région AWS Montréal via Supabase), et les fonctions applicatives s’exécutent à Montréal (Vercel yul1). - Le réseau périphérique mondial et les journaux de plateforme de Vercel, le courriel (Resend), la facturation Stripe lorsque le cabinet s’abonne, et les services facultatifs Google, Microsoft, Zoom, Square, Stripe Connect et Sage Comptabilité peuvent traiter des renseignements hors Québec, y compris aux États-Unis (et, pour Sage, généralement au Royaume-Uni). - Les outils facultatifs sont désactivés tant que le cabinet ou un membre du personnel ne les active pas. Les activer constitue une instruction de communication. La facturation Stripe de l’abonnement du cabinet ne s’applique que lorsque le cabinet paie le logiciel. - Les Solutions Yuzu Inc. a réalisé des EFVP pour le produit et ces communications. Le cabinet demeure responsable de sa propre EFVP Loi 25 lorsqu’il acquiert ce système et lorsqu’il active des outils hors Québec. Des modèles sont fournis dans la trousse. Le cabinet assujetti à la PIPA de l’Alberta est responsable de l’avis aux personnes concernant les fournisseurs de services hors Canada (art. 13.1) ; les pays figurent dans la liste des sous-traitants.
5. Obligations du cabinet
1. Assurer une base licite et un consentement valable, y compris pour les renseignements sensibles. 2. Configurer les rôles pour que seuls les membres autorisés ouvrent les dossiers. 3. Ne pas donner d’instruction illégale. 4. Aviser rapidement Les Solutions Yuzu Inc. d’un incident lié aux identifiants du cabinet, à une invitation au portail mal dirigée ou à un accès non autorisé. 5. Utiliser les outils de destruction et d’export conformément aux devoirs du Collège et au droit de la vie privée, et exporter ce qu’il doit conserver avant de supprimer son espace. 6. Être responsable du contenu soumis et des conseils ou dépôts en immigration.
6. Sous-traitants
Le cabinet autorise les sous-traitants listés dans yuzu-subprocessors.pdf, mis à jour au besoin. Les Solutions Yuzu Inc. impose une protection comparable par contrat et met la liste publique à jour lorsque les sous-traitants changent. Pour un nouveau sous-traitant hors Québec, Les Solutions Yuzu Inc. met à jour son évaluation des transferts.
7. Responsabilité
La responsabilité de chaque partie est assujettie aux limites et aux réserves de droit impératif des conditions générales. Rien n’écarte la LPRPDE, la Loi 25 ou une règle à laquelle on ne peut renoncer.
8. Droit applicable
Le présent avenant est régi par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans préjudice des protections impératives des consommateurs. Les différends entre le cabinet et Les Solutions Yuzu Inc. sont soumis aux tribunaux du Québec, district de Montréal, sauf si la loi exige un autre for.
9. Conclusion
Le présent avenant est un contrat écrit. Il est conclu lorsqu’un administrateur du cabinet (1) ouvre cet avenant, (2) confirme qu’il a le pouvoir de lier le cabinet, et (3) accepte cette version, à la création de l’espace ou plus tard dans Réglages. Les mises à jour importantes exigent le même clic. Si un administrateur n’accepte pas une nouvelle version dans les sept jours suivant la publication, l’espace est verrouillé en lecture seule jusqu’à l’acceptation. Dossierly consigne l’identifiant de l’administrateur, l’horodatage et la version de l’avenant (2026-10-08). La version française du présent avenant est remise avant l’acceptation. L’administrateur qui accepte la version anglaise le fait à la volonté expresse du cabinet, comme le permet l’article 55 de la *Charte de la langue française*. Une contre-signature manuscrite ou électronique est facultative. Si le cabinet veut une copie contresignée, téléchargez cet avenant et envoyez-le à privacy@dossierly.ca.
Signatures (contre-signature facultative)
Cabinet (responsable) Raison sociale : ________________________________ Nom / titre : ________________________________ Date : ______________ Signature : ________________________________ Les Solutions Yuzu Inc., faisant affaire sous le nom Yuzu Solutions Inc. (sous-traitant) Signataire : Adrien Yvin, responsable de la protection des renseignements personnels (ou autre dirigeant autorisé) Courriel : privacy@dossierly.ca Date : ______________ Signature : ________________________________